Lõplik akrediteerimine loob osalejate nimekirjas selguse
6. juunist hakkavad maakondade kuraatorid koostöös Eesti Laulu- ja Tantsupeo Sihtasutusega oma maakonna kollektiive peole akrediteerima. Alles siis saab lõplikult selgeks, kui mitu inimest „Iseoma“ peol üles astub. Selgitusi jagas Eesti Laulu- ja Tantsupeo Sihtasutuse sekretär Aive Aus-Hagag.
Kuidas toimub lõplik akrediteerimine?
Selleks on meil laulu- ja tantsupeo register, mis koondab infot kõikide kollektiivide kohta. Sinna märgiti kollektiive eelproovide toimumise ajad, asukohad, tulemused ning nüüd täpsustub seal ka peo nädalat puudutav olmeinfo ning samuti kollektiivide lõplikud nimekirjad, majutuse vajadused ning majutuskohad.
Kõik kollektiivid, kes soovisid tänavusel laulu- ja tantsupeol osaleda, pidid end registri kaudu peole kirja panema juba 2023. aasta sügisel.
Pärast seda, kui kuulutati välja need, kes peole pääsesid, tehti registris eeltaandus. See näitas kollektiividele, kes kollektiivi liikmetest samasse nimekirja jäi. Need, kes osalevad mitmes kollektiivis seoti selle protsessi käigus ühe konkreetse kollektiiviga, mis nii öelda noppis nimekirjast välja kõik peolised ühekaupa ja taandas kõik kordused. Ja need tulemused võetakse aluseks peo nimekirjade lõplikult korrastamisel.
Teisisõnu see sõna “taandamine” tähendab, et registris viiakse läbi protsess, kus süsteem loeb kõik isikud (isikukoodide põhiselt), kes on kirjas mitmes kollektiivis, üheks isikuks. Käsitsi kõiki nimekirju üle käima ei pea.
Miks üldse on inimene mitme kollektiivi nimekirjas?
Kõik loomulikult polegi, aga leidub arvestatav hulk inimesi, kes käib nii tantsurühmas kui ka laulukooris või osaleb mitme koori koosseisus ja kuulub ka mõnda rahvapilliansamblisse. Meil on ka juhendajaid, kelle käe all harjutab mitu kollektiivi. Seda juhtub rohkem just maakohtades, kus aktiivsed kogukonnaliikmed tegutsevadki nii-öelda mitmel rindel.
Mida tuleb sellel nii nimetatud taandamisel arvestada?
Seda, et me ei aja taga ainult osalejate täpset statistikat – näiteks on meil inimene, kes osaleb tantsupeol ja laulupeol. Et tantsupeo proovid algavad järjekorras esimesena, käsitletakse teda esmalt tantsijana. Ta saab tantsupeolise käepaela Kalevi staadionile pääsemiseks ja toidutalongid, et prooviperioodil ja esinemispäevadel toitlustusalal söömas käia. Kui tantsupidu saab läbi, siis saab temast registris laulupeol esineja. Ta saab laulupeol osaleja käepaela ning lauluväljakul toimuva toitlustuse talongid.
Kui inimene laulab näiteks valikkooris ja kodukoha segakooris, siis kuna valikkoorid alustavad esimesena, käsitletakse teda ka esmajärjekorras valikkoori lauljana, sest nende kanda on avakontsert. Alles seejärel põhikontserdi lauljaks. Mõlemal päeval on esinejatele ette nähtud toitlustus ja me peame teadma, kui palju on sööjaid.
Kui inimene on mitme koori koosseisus kirjas ja need koorid osalevad kõik laulupeo suurkontserdil, siis läheb laulja kirja ikka ainult ühe koori hingekirja. Ta saab ühe käepaela ja ühele inimesele ette nähtud toidutalongid.
Eraldi teema on majutus, sest Tallinna koolid, kus väljastpoolt tulijaid enamjaolt ööbivad, pole kummist. Peab teadma, kui palju inimesi reaalselt peavarju vajavad. Sealjuures ei tohi unustada, et ka koolid pakuvad ööbijatele mõned toidukorrad ja on vaja teada, kui paljudele süüa teha tuleb.
Mis roll on kogu selle tegevuse juures kuraatoritel?
Nemad on kontaktisikuks on maakonna kollektiivide ja üldpeo korraldajate vahel. Kuraatorid vaatavad, kas peole pääsenud kollektiivid on registris oma osalejate nimekirja kinnitanud, seejärel saabki registris teha vajadusel taandamise ning kõik isikud peole akrediteerida.
Kuraatorite hooleks on majutuse korraldamine – neile on ette antud koolid, kus saab ööbida ja kuraator jagab kollektiivid koolide vahel ära.
Pärast nimekirjades olevate nimede taandamist ja inimeste lõplikku ülelugemist saavad kuraatorid enda kätte maakonna kooride-rühmade käepaelad, juhendajate märgid, toidutalongid – need tuleb kollektiivide vahel ära jagada. Kõikidele koolimajades ööbijatele on ette nähtud ka majutuskaardid, kuhu saab enda jaoks kirja panna ööbimiskoha aadressi, transpordi, millega ööbimiskoha ja esinemispaikade vahel liikuda, erinevad kontaktid. Sellest on abi eelkõige lastel ja väljastpoolt Eestit esinejatel. Ning lisaks on see ka turvaelement majutuskooli tarbeks – majutuskaardi värv sõltub koolimaja piirkonnast, ning majutuskaardile kirjutatud kooli nimi on lubatäheks siseneda vastavasse koolimajja. Neile lastekollektiividele, kes koolimajades ei ööbi, tulevad sellel korral “Esinejakaardid”, mis aitavad näiteks oma kollektiivi silmist kaotanud lastel korraldajate abiga kergemini oma kollektiiv taas üles leida.
Kas lõpliku akrediteerimisega seoses on midagi öelda kollektiividele?
Meil on palve kollektiivide juhtidele – kui te pole osalejate nimekirja veel registris kinnitanud, tehke seda kiiremas korras. Igaks juhuks tuletame veel meelde, et nimekiri peab olema samasuguse osalejate arvuga kui on peole lubatud liikmete arv. Kui mõni liige on vahetunud, siis tuleb lihtsalt sisestada uue osaleja nimi ja isikukood. Aga juurde panna saab nimesid ainult siis, kui keegi on nimekirjas koha vabastanud.
Kui nimekiri on kinnitatud, siis veenduge, et registris oleks ka vastav märge. Kui seal on punasega kirjas „Akrediteering on kinnitamata!“, aga kollektiivi 1. juht pole ühtegi teavitust oma e-posti saanud – andke sellest teada regiabi@laulupidu.ee .
Tänaseks on kõikide kollektiivide 1. juhtide meiliaadressitele läbi registri läinud vastav automaatteavitus, kus lingile vajutades avaneb leht, kus tuleb andmed kinnitada. Sel korral on juhtunud, et mõned e-posti aadressid on nii turvaliseks seatud, et need ei luba registri teavitusi enam läbi. Seda on juhtunud hot.ee ning ka erinevate asutuste (näiteks koolid) aadressidega. Siinkohal oleks hea, kui oleks juhi e-posti aadress võimalik vahetada mõne gmaili vastu või saata kiri regiabi@laulupidu.ee ning proovime lahenduse leida.
Lõpetuseks paneme veel kollektiivide kontaktisikutele ja juhendajatele südamele – veenduge, et teie e-posti aadressid ja telefoninumbrid oleks registris olemas. Register on meil peo ajal ülioluline teavituskanal, kui on vaja kollektiivideni jõuda. Näiteks viimase noortepeo ajal jäi palava ilma tõttu ära üks tantsuproov ning selle info edastasime just registris olevatele kontaktandmetele, mis on kõige kiirem tee osalejate teavitamiseks.
Kokkuvõtteks on iga kollektiivi puhul olulised kaks asja: et nimekirjas oleks tõesti need inimesed, kes peol osalevad ja et lisatud oleks kontaktisikute, juhendajate ja laste kollektiivide puhul saatjate kehtivad telefoninumbrid ning e-posti aadressid.
Autor: Kristi Kool